Politique de confidentialité

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© Sephi Groupe. https://www.sephigroupe.be
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Sephi Groupe

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Haie des Chênes 12, Boîte FF
4140 Sprimont

Numéro d’entreprise :

BE.0627.945.237

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Ce site appartient à et est maintenu par Sephi Groupe. Toute reproduction même partielle du site, ou de son contenu, est protégée par le droit d’auteur et le droit à l’image.

Toutes les images et textes du site Internet www.sephigroupe.be sont protégés par les lois internationales sur le copyright et le Code de la Propriété Intellectuelle. Ces éléments ne peuvent être utilisés, sous quelque forme que ce soit, sans une autorisation écrite de son auteur. Les travaux exposés dans le portfolio sont la propriété de leurs détenteurs respectifs.

Politique de protection des données personnelles

La protection des données personnelles et de la vie privée sont des droits fondamentaux garantis par les traités internationaux.
En sa qualité de cabinet de comptable, d’experts-comptables et de conseils fiscaux, Sephi Groupe (ci-après, « Sephi Groupe » ou « la fiduciaire ») est responsable du traitement de nombreuses données, dont une partie sont des données à caractère personnel.
Sephi Groupe prend toutes les mesures nécessaires afin de garantir le respect de la législation sur la vie privée.
Les données à caractère personnel que nous traitons peuvent vous concerner en tant que client de Sephi Groupe, mais aussi en tant que relation d’affaires de nos clients (si vous êtes un fournisseur ou un client de notre client, par exemple).
Nous attirons votre attention sur le fait que cette politique de confidentialité peut être modifiée régulièrement pour, par exemple, nous conformer à de nouvelles obligations légales. Nous vous recommandons donc de relire régulièrement celle-ci afin d’être informés de la manière dont nous utilisons vos données personnelles.

1. Responsable du traitement des données à caractère personnel

Le responsable du traitement des données à caractère personnel est la société Sephi Groupe, sise Haie des Chênes, 12 FF, à 4140 Sprimont, et inscrite à la Banque Carrefour des entreprises sous le numéro 0627.945.237.

Si vous avez des questions à propos de cette politique de confidentialité ou si vous désirez exercer les droits décrits dans celle-ci, nous vous invitons à nous adresser vos questions ou réclamations, par courrier électronique à l’adresse info@sephigroupe.be ou par courrier postal à l’adresse Haie des Chênes, 12 FF, 4140 Sprimont.

2. Finalités du traitement des données à caractère personnel

Les données à caractère personnel qui sont collectées par Sephi Groupe sont utilisées aux fins suivantes :

  • L’application de la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l’utilisation des espèces (ci-après, « loi anti-blanchiment ») en application de laquelle la fiduciaire est tenue de collecter les données à caractère personnel suivantes :
    • Concernant nos clients et leurs mandataires : nom, prénom, date de naissance, lieu de naissance et, dans la mesure du possible, adresse ;
    • Concernant les bénéficiaires effectifs des clients : nom, prénom et, dans la mesure du possible, date de naissance, lieu de naissance et adresse ;
  • Le traitement de ces données à caractère personnel est une obligation légale. Sans ces données, nous ne pouvons pas conclure de relation d’affaires (conformément à l’article 33 de la loi anti-blanchiment) ;
  • Les obligations nous incombant vis-à-vis des autorités belges, des autorités étrangères ou des institutions internationales, en application d’une obligation légale ou réglementaire, en application d’une décision judiciaire ou dans le cadre de la défense d’un intérêt légitime, notamment, mais pas exclusivement, si les lois fiscales (listings TVA, fiches fiscales, etc.) et sociales actuelles et futures nous contraignent à traiter des données à caractère personnel dans le cadre de la mission dont nous avons été chargés.

Le traitement de ces données à caractère personnel est une obligation légale. Sans ces données, nous ne pouvons pas conclure de relation d’affaires ;

  • L’exécution d’un contrat avec un client relatif à des services comptables, fiscaux et révisoraux. Le traitement des données à caractère personnel concerne les données des clients eux-mêmes, des membres de leur personnel, de leurs administrateurs, entre autres, ainsi que des autres personnes, telles que les clients et les fournisseurs, impliquées dans leurs activités.

À défaut de communication et de traitement de ces données à caractère personnel, nous ne sommes pas en mesure de mener à bien notre mission de de comptable, d’expert-comptable, et de conseil fiscal.

3. Données à caractère personnel traitées

Les données personnelles que nous récoltons peuvent inclure notamment :

  • Toutes les données et informations partagées volontairement afin de pouvoir prester nos services de comptabilité, de conseil et d’expertise ou afin de représenter des clients dans des procédures avec les autorités fiscales ou les administrations ;
  • Les données d’identification telles que le nom, la profession, l’adresse de correspondance, ainsi que l’adresse du domicile si vous l’avez transmise, l’adresse professionnelle, le numéro de téléphone, le numéro de gsm, le numéro de fax, l’adresse e-mail et les données biométriques (copie de la carte d’identité électronique ou du passeport) ;
  • Toute les informations professionnelles nécessaires dans le cadre de notre assistance, d’une relation contractuelle avec un client ou fournies volontairement. Précisons que dans le cadre des déclarations à l’impôt des personnes physiques via Tax-on-Web, les données suivantes sont également traitées : enfants, affiliation à un syndicat ou à une organisation politique, données médicales.
  • Les informations fournies par un candidat lorsqu’il sollicite un emploi au sein de la fiduciaire ;
  • Les informations sur les performances des employés.

Dans le cadre de ses missions, la fiduciaire traite les données à caractère personnel :

  • Que la personne concernée ou ses proches a elle-même/ont eux-mêmes fournies ;
  • Qui n’ont pas été fournies par la personne concernée, telles que les données à caractère personnel transmises par le client et concernant ses salariés, administrateurs, clients, fournisseurs ;
  • Provenant de sources publiques telles que la Banque-Carrefour des Entreprises, le Moniteur belge et ses annexes et la Banque nationale de Belgique (Centrale des Bilans).

Les données recueillies par la fiduciaire ne sont traitées que si ce traitement est nécessaire aux fins mentionnées au point 2.

Les données à caractère personnel ne sont pas transmises à des pays tiers ni à des organisations internationales et la fiduciaire s’engage à en avertir au préalable la personne concernée pour obtenir son autorisation si cela devait être nécessaire aux fins mentionnées au point 2.

4. Destinataire des données

Conformément à ce qui précède, et hormis s’il est nécessaire de communiquer des données à caractère personnel à des organisations ou des entités dont l’intervention en tant que tiers prestataires de services pour le compte et sous le contrôle du responsable est requise aux fins précitées, Sephi Groupe ne transmettra pas les données à caractère personnel collectées dans ce cadre, ni ne les vendra, les louera ou les échangera avec une quelconque organisation ou entité, à moins d’en informer au préalable la personne concernée et d’avoir explicitement reçu de cette dernière son consentement.

A cet égard, il convient de préciser que la fiduciaire fait appel à des tiers prestataires de services. En effet, Sephi Groupe :

  • Utilise un logiciel de comptabilité électronique et son portail ;
  • Fait appel à des collaborateurs externes en vue de l’exécution de certaines tâches ou de missions spécifiques (réviseur d’entreprises, notaire, avocat spécialisé, etc.) ;
  • Peut prendre toutes les mesures nécessaires afin de garantir une bonne gestion du site Internet et de son système informatique.

Conformément à ce qui précède, la fiduciaire peut également transmettre les données à caractère personnel :

  • A la demande de toute autorité légalement compétente ou de sa propre initiative si elle estime de bonne foi que la transmission de ces informations est nécessaire afin de respecter la loi ou la réglementation ou afin de défendre et/ou de protéger les droits ou les biens de la fiduciaire, de ses clients et/ou de son site Internet ;
  • Aux avocats qui ont signé un contrat avec la fiduciaire (et sont soumis au secret professionnel) dans le but de dispenser des conseils juridiques ou un contrôle de qualité ;
  • Aux autres avocats de cabinets externes, aux consultants ou aux experts qui sont liés par le secret professionnel et/ou par des clauses de confidentialité ;
  • Aux autorités administrative, tribunaux, autorités judiciaires, régulateurs ou avocats ou toutes autres parties pour lesquelles ce transfert de données est nécessaire pour l’introduction, l’exercice ou la défense d’une action ou en vue d’un mode alternatif et confidentiel de règlement des conflits ;
  • Aux gestionnaires de données liés par un accord de traitement de données, y compris les bureaux chargés du paiement des salaires.

5. Mesures de sécurité

Afin d’empêcher, dans la mesure du possible, tout accès non autorisé aux données à caractère personnel collectées dans ce cadre, la fiduciaire a élaboré des procédures en matière de sécurité et d’organisation. Ces procédures concernent à la fois la collecte et la conservation de ces données.

Ces procédures s’appliquent également à tous les sous-traitants auxquels la fiduciaire fait appel.

6. Autres sites Internet

Le site Internet de Sephi Groupe peut – notamment au moyen d’hyperliens – renvoyer vers d’autres sites internet proposés ou hébergés par d’autres sociétés/individus ou par les réseaux sociaux. La fiduciaire ne peut être tenue responsable du traitement de vos données personnelles par ces autres sites Internet. Il vous est dès lors conseillé de consulter la politique de confidentialité desdits sites Internet.

7. Durée de conservation

Selon le type de données à caractère personnel conservées, la durée de conservation des données par la fiduciaire peut varier. En pratique :

  • Les données à caractère personnel à conserver en vertu de la loi anti-blanchiment, c’est-à-dire les données d’identification et la copie des preuves concernant nos clients, les mandataires internes et externes ainsi que les bénéficiaires effectifs de nos clients, sont conservées au maximum dix ans après la fin de la relation professionnelle avec le client ou à compter de la date d’une opération occasionnelle (conformément aux articles 60 et 62 de la loi anti-blanchiment) ;
  • Les autres données à caractère personnel (des personnes qui ne sont pas visées au premier tiret) ne sont conservées que pendant les durées prévues par la législation d’application, telle que la législation comptable, la législation fiscale et la législation sociale.

Une fois les durées de conservation précitées expirées, les données à caractère personnel sont effacées, hormis si une autre législation en vigueur prévoit une durée de conservation plus longue.

8. Droits d’accès, rectification, droit à l’oubli, portabilité des données, opposition, non-profilage et notification de failles de sécurité

Les personnes dont des données à caractère personnel sont traitées par la fiduciaire disposent des droits suivants en ce qui concerne les activités de traitement des données par Sephi Groupe :

  • Le droit d’accès à toutes les données personnelles stockées, disposant donc du droit de vérifier si la fiduciaire traite les données personnelles et, si c’est le cas, d’en demander une copie (en même temps que d’autres données). Un montant raisonnable pourrait cependant être facturé si le client demande plusieurs copies des données à caractère personnel détenues par la fiduciaire ;
  • Le droit de corriger ou de mettre à jour leurs données, dans le cas où celles-ci seraient incomplètes ou erronées ;
  • Le droit de demander la suppression de leurs données personnelles (« le droit à l’oubli »), s’il y a une raison légale à cela. Tel serait par exemple le cas si la fiduciaire n’a plus besoin des données personnelles ou si un client a retiré son consentement pour le traitement de ces données ;
  • Le droit de limiter le traitement de leurs données, s’il y a une base légale pour cela. Tel serait par exemple le cas s’il y a un doute quant à l’exactitude des données personnelles, si le traitement des données est illégal mais que le client préfère demander une limitation de leur usage à la place d’une suppression ;
  • Le droit de transférer leurs données personnelles (« le droit de portabilité »), dans certaines circonstances, d’obtenir les données personnelles fournies à la fiduciaire, sous une forme structurée, dans un format connu et lisible par un ordinateur afin de les transmettre à un autre gestionnaire de données ;
  • Le droit de retirer leur consentement à n’importe quel moment. Ce retrait de consentement n’affectera en rien la légitimité du traitement des données effectué avant le retrait de celui-ci ;
  • Le droit d’opposition au traitement de leurs données personnelles, pour des motifs liés à leur situation spécifique, dans le cas où la fiduciaire traite ces données : (i) dans l’intérêt légitime des personnes concernées ou dans l’intérêt légitime de quelqu’un d’autre (sauf si Sephi Groupe démontre que le traitement est fait pour des raisons juridiques obligatoires) ; ou (ii) dans le but de faire du marketing direct.

Chaque demande doit être adressée à la fiduciaire par courrier postal ou par e-mail à l’adresse info@sephigroupe.be. Chaque demande doit comporter une preuve d’identité suffisante. Sauf dans le cas où la demande est manifestement infondée ou excessive, aucun frais ne sera exigé.

Sephi Groupe s’engage à examiner toute demande et d’y répondre dans les meilleurs délais. Dans le cas où la réponse serait insuffisante, la Commission belge de la vie privée pourra être contactée (voir point 9).

9. Plaintes

Vous pouvez introduire une plainte relative au traitement des données à caractère personnel par la fiduciaire auprès de l’Autorité de protection des données :

Commission pour la protection de la vie privée

Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles

Tél. : +32 (0)2 274 48 00

Fax : +32 (0)2 274 48 35

E-mail : commission@privacycommission.be

URL : https://www.privacycommission.be

10. Outil Webwin

Notre site web sephigroupe.be obtient et traite des données à caractère personnel, en particulier vos données d’identification (civilité, nom, prénom, adresse, …) et de contact (e-mail, téléphone, mobile …), ainsi que les données professionnelles vous concernant (fonction, activités) et les domaines professionnels qui vous intéressent (thèmes). Ces données sont traitées afin de vous tenir informé et de vous offrir la possibilité de vous inscrire sur notre lettre d’information. En plus, un cookie est placé sur votre ordinateur afin d’enregistrer votre langue, de sorte que les pages vous sont offerts et communiques dans la langue correcte. Ce cookie est indispensable pour le bon fonctionnement du site.

Pour ces finalités, nous nous basons sur nos intérêts légitimes de faire du commerce, y inclus la possibilité de proposer de nouveaux produits ou services, ainsi que sur votre consentement (pour être contacté par voie électronique).

Pour toute question relative aux présentes conditions générales, veuillez contacter Sephi Groupe via l’adresse email suivante : info@sephigroupe.be